Tankkarten clever nutzen - Diese Aspekte sollte man als Unternehmer beachten

An jedem Montag- bis Freitagmorgen ist auf Deutschlands Straßen ein reges Treiben zu beobachten. Stoßstange an Stoßstange drängen sich die Fahrzeuge in den Zentren der Großstädte aneinander. Der Grund dafür ist, dass viele Arbeitnehmer und Unternehmer täglich mit dem Auto zu ihrer Arbeitsstätte pendeln.

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Neben der allmorgendlichen Geduldsprobe für die Nerven, geht die Fahrt zur Arbeitsstätte auch ganz schön ins Geld. Daher versuchen viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter durch eine Beteiligung an den Benzinkosten finanziell zu entlasten und gleichzeitig die Motivation der Arbeitnehmer zu erhöhen. In vielen Unternehmen geschieht das durch die Überlassung von Tankkarten. Doch welche rechtlichen, tatsächlichen und steuerlichen Gesichtspunkte sollte man als Unternehmer beachten, damit Arbeitnehmer und Arbeitgeber am Ende nicht doch noch drauf zahlen?

Hohe Benzinpreise und Mitarbeitermotivation

Für einen guten und lukrativen Arbeitsplatz nehmen viele Arbeitnehmer lange Anfahrtswege auf sich. Doch nach stundenlangen Fahrten im Auto und dem Blick auf die Tanksäule, schwindet die Motivation der Mitarbeiter auch schnell wieder. Zwar können Pendler Fahrtkosten bei der Steuererklärung als Pauschale absetzen, doch auf einem großen Teil der Fahrtkosten bleibt der Arbeitnehmer trotzdem sitzen. Auch eine in Lohn umgewandelte Beteiligung des Arbeitgebers an den Benzinkosten ist möglich, dies würde aber ebenfalls nicht zu einer Umgehung der Steuer für Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen. Um gute Mitarbeiter nicht zu verlieren und die interne Motivation der Belegschaft zu erhöhen, greifen immer mehr Arbeitgeber auf finanzielle Anreize abseits einer Gehaltserhöhung zurück.

Dienstwagen, Tankgutscheine und Tankkarten sind probate Mittel, um die Steuerlast sowohl für Arbeitgeber, als auch für Arbeitnehmer zu senken. Da die Bereitstellung von Dienstwagen gerade für kleinere und mittlere Unternehmen nicht immer realisierbar ist, versuchen viele Arbeitgeber, die Arbeit ihrer Mitarbeiter durch das Überlassen von Tankgutscheinen oder Tankkarten wie der Aral Card zu honorieren. In großen Unternehmen, die über einen eigenen Fuhrpark verfügen, ist die Kombination aus Dienstwagen und Tankkarte ein viel beschrittener Weg, um die Steuern für beide Seiten möglichst gering zu halten. Bei dieser Kombinationslösung wird die Nutzung der Tankkarte steuerlich genauso behandelt, wie die Nutzung des Fahrzeugs selbst. Das bedeutet, dass das Finanzamt die private Nutzung des Fahrzeugs durch den Arbeitnehmer als geldwerten Vorteil betrachtet und für diesen Einkommenssteuer abgeführt werden muss.

Warum entscheiden sich Arbeitgeber für die Ausgabe für Tankkarten?

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Für Unternehmer hat das zur Verfügung stellen von Tankkarten für ihre Mitarbeiter gleich drei Vorteile. Zum einen erhöht das Überlassen einer Tankkarte die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Dies ist besonders bei hervorragenden Arbeitnehmern wichtig, die man ungern an die Konkurrenz verlieren möchte. Kleine Aufmerksamkeiten von Seiten des Chefs lassen die Mitarbeiter zufriedener werden und das Betriebsklima kann insgesamt davon profitieren. Dies bewirkt unter Umständen eine gesteigerte Produktivität der Arbeitnehmer. Zudem verbessert sich auch das Image eines Unternehmens nach außen hin, wenn der Chef die Belange seiner Belegschaft ernst nimmt.

Der maßgeblichste Vorteil, den die Überlassung von Tankkarten für den Arbeitgeber mit sich bringt, ist der dadurch entstehende Steuervorteil für den Chef und seine Mitarbeiter. Diesen Vorteil können Sie allerdings nur nutzen, wenn Sie die steuerlichen Spielregeln in Bezug auf die Nutzung von Tankkarten kennen und sie auch befolgen.

Wie sicher ist eine Tankkarte überhaupt?

Für große Unternehmen, die einer hohen Anzahl von Personen Tankkarten zur Verfügung stellen, ist der Sicherheitsaspekt von Tankkarten ein großes Thema. Ist die Anzahl der sich im Umlauf befindlichen Tankkarten nicht mehr überschaubar, wächst bei den Arbeitgebern die Angst vor einem Tankkartenmissbrauch. Doch mehrere Faktoren sorgen bei Tankkarten dafür, dass die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens geschützt wird.

Zu den Sicherheitsvorkehrungen einer Tankkarte gehören:

• Tankkarte ist PIN geschützt
• es werden Tages -, Wochen-, und Monatslimits eingerichtet
• Transaktionsübersichten können online eingesehen werden
• die Karte kann schnell und unkompliziert gesperrt werden
• Rechnungen jederzeit einsehbar

Welche steuerlichen Aspekte müssen bei der Herausgabe und Nutzung von Tankkarten beachtet werden?

Der Dreh- und Angelpunkt dafür, ob sich die Überlassung einer Tankkarte für einen Arbeitgeber lohnt, ist, ob es sich bei der Tankkarte um eine sogenannte Sachzuwendung handelt, für die der Gesetzgeber eine Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44 Euro vorgesehen hat. Wenn diese beiden Voraussetzungen gegeben sind, es sich bei der Tankkarte also um eine Sachzuwendung handelt und sie nicht für mehr als 44 Euro pro Monat genutzt wurde, dann ist diese Leistung steuer- und sozialversicherungsfrei. Wird dieser Betrag auch nur um einen Cent überschritten, unterliegt der gesamte Betrag der Steuerpflicht und nicht nur die Differenz zu den 44 Euro.

Doch schon die Frage danach, ob das Überlassen einer Tankkarte überhaupt eine Sachzuwendung ist, hat die Rechtssprechung in den vergangenen Monaten und Jahren stark beschäftigt. Das Problem liegt darin, dass man bei einer Tankkarte im Unterschied zu einem Tankgutschein schnell auf den Gedanken kommen kann, dass diese aufgrund ihrer funktionellen Nähe zu Kreditkarten eher Bargeldcharakter hat und nicht als Sachzuwendung einzustufen wäre. In der Folge würde somit die Sachbezugsfreigrenze nicht greifen.

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Vor einigen Jahren noch, mussten Chef und Belegschaft daher äußerste Vorsicht bei der Benutzung von Tankkarten walten lassen, um die strengen Anforderungen an die Voraussetzungen einer Sachzuwendung zu erfüllen. Die neuere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs hingegen ermöglicht es Unternehmen viel leichter, die Ausgaben im Rahmen von Tankkarten steuerfrei nutzen zu können. Die Zahlfunktion einer Tankkarte führt heut zu Tage nicht mehr zu der Verneinung einer Sachleistung. Weiterhin wichtig ist allerdings, dass der Mitarbeiter mit der Karte lediglich das Benzin erwerben kann und sich nicht dessen Gegenwert in bar auszahlen lassen darf. Sonst entfällt der Steuervorteil. Auch die 44 Euro Grenze muss streng eingehalten werden.

Des Weiteren ist es für Sie als Unternehmer ratsam, alle Rechnungen und Quittungen im Zusammenhang mit der Tankkarte gut aufzubewahren und an das Finanzamt zu übermitteln. Wichtig ist außerdem, dass die Abrechnungen für die Tankkarte unbedingt auf das Unternehmen bzw. den Unternehmer ausgestellt werden müssen.

Fazit: Das Überlassen einer Tankkarte hat sowohl für Arbeitgeber, als auch für Arbeitnehmer viele Vorteile. Wichtig dabei ist nur, dass man bei dieser Vereinbarung die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine Steuerbefreiung nicht aus den Augen verliert. Unternehmer müssen sich in Bezug auf die Tankkarte auch keine übersteigerten Sorgen um die Sicherheit ihrer Finanzen machen, da die Tankkarten in der Regel gut vor Missbrauch geschützt sind.